Virtuální asistent nebo asistentka je freelancer, který poskytuje administrativní, technické nebo kreativní služby na dálku. Tyto služby mohou zahrnovat širokou škálu úkolů, od základní administrativy a vedení denní agendy až po vysoce odborné činnosti, jako je vedení účetnictví, překlady nebo třeba podpora obchodních aktivit v cizím jazyce. Virtuální asistentky mohou být také zaměřené na technickou podporu podnikání, například tvorbu a správu webových stránek.
Mnoho podnikatelů cítí potřebu získat více času, ať už na strategické vedení své firmy, nebo na odpočinek a čas s rodinou. Často si však nejsou jisti, jaké úkoly by mohli delegovat, aby si uvolnili ruce. Navíc nikdy nespolupracovali s žádnou virtuální asistentkou a mají obavy svěřit důležité činnosti osobě, se kterou se osobně nesetkali.
Kdo může využít služeb virtuální asistentky?
Virtuální asistence má dvě roviny. Online podporu v podobě freelancera často hledají firmy, které potřebují výpomoc jen na pár hodin týdně nebo měsíčně a nevyplatí se jim na danou činnost přijímat nového zaměstnance. Virtuální asistentky často spolupracují s více klienty a jsou tedy z hlediska počtu odpracovaných hodin flexibilní. Další častou situací je spolupráce mezi virtuálními asistentkami, kdy jedna deleguje na další asistentku úkoly, kterým se sama nevěnuje.
Jaké činnosti lze delegovat na virtuální asistentku?
Nejprve si promyslete, jaké aktivity můžete delegovat. Typicky se bude jednat o rutinní činnosti, které vám zabírají hodně času. Služby virtuální asistence se dají pomyslně rozdělit na administrativní, technickou a kreativní oblast.
→ Online sekretářka
Hledáte-li pomocnou ruku, která se postará o správu e-mailů, naplánuje Vaše schůzky, pohlídá deadliny ve Vašem diáři, zorganizuje firemní akci nebo zajistí fakturaci, pak je online sekretářka přesně to, co hledáte.
→ Virtuální asistentky zaměřené na podporu obchodních aktivit
Další skupinou jsou freelancerky zaměřené na podporu obchodních aktivit menších firem. Do jejich kompetence spadá zákaznická podpora, podpora nákupu včetně vyhledávání nových dodavatelů, řízení projektů, práce s daty (např. aktualizace ceníků), tvorba reportů včetně složitějších excelových tabulek, tvorba a formátování firemních dokumentů, atd. Zvláštní kapitolou jsou virtuální asistentky s aktivní znalostí cizích jazyků, které pomáhají svým klientům se zákaznickou podporou zahraničních klientů nebo s expanzí na zahraniční trhy.
→ Technicky orientované virtuální asistentky
I vytváření webových stránek, jejich úpravy a správa může být řazeno do virtuální asistence. Takové virtuální asistentky se většinou nezaměřují pouze na tvorbu webů, ale pomáhají svým klientům například s vedením blogu, emailingem nebo různými technikáliemi.
→ Kreativní virtuální asistentky
Oblíbenou službou v rámci virtuální podpory je copywriting či správa a tvorba obsahu na sociální sítě. Spadá sem i příprava propagačních materiálů jako jsou letáky či vizitky nebo tvorba grafiky na weby včetně loga.
Kde najít vhodnou virtuální asistentku?
Při hledání virtuální asistentky byste si měli určit, do které z výše jmenovaných skupin Vaše nová pravá ruka spadá. Freelancerky se prezentují prostřednictvím různých kanálů podle toho, na jakého klienta cílí. Online sekretářky a obchodně orientované asistentky se budou snažit oslovit svého klienta prostřednictvím LinkedIn. Mnohé z nich mají také své webové prezentace. Naopak kreativní asistentky se pohybují více na neformálních sítích, jako je Facebook nebo Instagram. V neposlední řadě můžete prohledat katalogy virtuálních asistentek. Členství ve většině z nich je ale placené, a tak se do nich nepřidají všechny freelancerky, které se na trhu pohybují.
Hledáte také virtuální asistentku? Podívejte se na nabídku mých služeb a pokud Vás zaujme, neváhejte se mi ozvat.
